Reinaerde is een zorginstelling die 3.600 mensen met een verstandelijke of lichamelijke beperking ondersteuning biedt. Daar werken zo’n 2.500 medewerkers en 850 vrijwilligers elke dag aan, op veel verschillende locaties. Door het Coronavirus komt die dienstverlening waarschijnlijk de komende periode flink onder druk te staan. De kunst is dan om overzicht te houden van vraag en aanbod en alle beschikbare collega’s goed in te plannen op die plekken waar het nodig is. Daarnaast moeten we vroegtijdig kunnen signaleren waar gaten dreigen te vallen en die op vullen, zodat onze zorg gegarandeerd blijft.
Waar zijn we naar op zoek?
Vanwege de druk door de coronacrisis zijn we op zoek naar een partner die in zeer korte tijd (2 weken! eerder = beter) een oplossing kan vinden voor snelle capaciteitsmatching en -planning. We verwachten een uitval van medewerkers door ziekte van het coronavirus en een toenemende zorgvraag. We zoeken een partner (of partij? stukje eronder staat partij) die ons helpt bij het (verder) ontwikkelen, aanpassen, testen en startklaar maken van deze oplossing.
We zoeken een partij met een zoveel mogelijk uitontwikkelde tool die direct met ons kan meedenken en schakelen. Zijn jullie die snelle schakelaar? We plannen een doorloop tijd van 2 weken waarin we van vraag- oplossing- test- draaien willen komen.
Boven op de al bestaande huidige systemen die we gebruiken (Beaufort, OWS (ORTEQ) - zie onder) en waar ook de link ligt met onze salarisbetaling, willen we op een gebruiksvriendelijke, adequate en snelle manier vanuit inzicht in overcapaciteit (incl. kwalificaties, kennis en kunde) de matching maken met de benodigde capaciteit op andere plekken.
Dit inzicht en deze matching moet daarnaast mogelijk zijn op meerdere niveaus (locatie-, gebieds- en organisatie niveau). Zodat we op een snelle en adequate manier vraag (werk te doen, open (niet ingevulde) diensten) en aanbod (capaciteit medewerkers in de zorg, medewerkers ondersteunende diensten en verder denkend verwanten en vrijwilligers) kunnen matchen en hier direct op kunnen plannen.
Aanvullend hierop moet deze capaciteit op basis van benodigde zorg ook concreet vooruit gepland kunnen worden.
Deze oplossing moet bovendien een goed alternatief vormen voor de huidige manier van plannen, want we willen er na de coronacrisis mogelijk mee blijven werken! Daarom moet het vanuit het perspectief van medewerker en zorgvraag handiger, efficiënter en prettiger ingericht zijn dan onze huidige manier van werken.
Doel van de oplossing:
Waar zijn we niet naar op zoek?
Wat we bieden
Ruimte voor het verder ontwikkelen en testen van een capaciteitsplanning en urenmatchingstool voor de zorg binnen een grote gehandicaptenzorgorganisatie.
Bij goede resultaten de mogelijkheid tot uitrol voor de hele organisatie en meteen een ingang naar andere vergelijkbare Verstandelijk Gehandicapten (VG) en ouderenzorgorganisaties, waaronder organisaties die net als wij deel uitmaken van Carante Groep. Carante Groep is een samenwerkingsverband van 13 organisaties, die ook nadrukkelijk meekijken in deze challenge om de oplossing die voor Reinaerde gekozen wordt ook beschikbaar te maken voor de andere aangesloten organisaties.
Samen maken we de Zorg, zeker in tijden van crisis. Voor nu vragen we zoveel mogelijk een kosteloos aanbod en ontwikkeling, gezien de benodigde spoed, urgentie en beschikbare middelen. Na de crisis is er een mogelijkheid om een aanbod te doen voor daarna. Indien een investering voor jullie toch noodzakelijk is, graag aangeven en zo beperkt mogelijk houden.
Voorwaarden voor deelname
Jullie pitch (zo bondig mogelijk!)
De pitch mag in vrije vorm worden ingediend (presentatie/slide deck, briefvorm), maar moet als pdf-bestand (liggend of staand A4) worden geüpload (max. 30MB). Video’s, voorbeeldwebsites, etc. kunnen daarin worden opgenomen als link.
Pitches in English are allowed.
Achtergrondinformatie
Toevoeging die wij met deze uitvraag doen is om verder te gaan dan het roosteren en met focus op de tijden van coronacrisis op een snelle en adequate manier vraag (werk te doen, open diensten) en aanbod (capaciteit medewerkers in de zorg, medewerkers ondersteunende diensten en verder denkend verwanten en vrijwilligers) te matchen en hier direct op te plannen.
Hebben jullie hiervoor geen oplossing? Maar wel een andere oplossing in de strijd tegen de corona crisis?
Bekijk de Corona Open Call
Waar zijn we naar op zoek?
Vanwege de druk door de coronacrisis zijn we op zoek naar een partner die in zeer korte tijd (2 weken! eerder = beter) een oplossing kan vinden voor snelle capaciteitsmatching en -planning. We verwachten een uitval van medewerkers door ziekte van het coronavirus en een toenemende zorgvraag. We zoeken een partner (of partij? stukje eronder staat partij) die ons helpt bij het (verder) ontwikkelen, aanpassen, testen en startklaar maken van deze oplossing.
We zoeken een partij met een zoveel mogelijk uitontwikkelde tool die direct met ons kan meedenken en schakelen. Zijn jullie die snelle schakelaar? We plannen een doorloop tijd van 2 weken waarin we van vraag- oplossing- test- draaien willen komen.
Boven op de al bestaande huidige systemen die we gebruiken (Beaufort, OWS (ORTEQ) - zie onder) en waar ook de link ligt met onze salarisbetaling, willen we op een gebruiksvriendelijke, adequate en snelle manier vanuit inzicht in overcapaciteit (incl. kwalificaties, kennis en kunde) de matching maken met de benodigde capaciteit op andere plekken.
Dit inzicht en deze matching moet daarnaast mogelijk zijn op meerdere niveaus (locatie-, gebieds- en organisatie niveau). Zodat we op een snelle en adequate manier vraag (werk te doen, open (niet ingevulde) diensten) en aanbod (capaciteit medewerkers in de zorg, medewerkers ondersteunende diensten en verder denkend verwanten en vrijwilligers) kunnen matchen en hier direct op kunnen plannen.
Aanvullend hierop moet deze capaciteit op basis van benodigde zorg ook concreet vooruit gepland kunnen worden.
Deze oplossing moet bovendien een goed alternatief vormen voor de huidige manier van plannen, want we willen er na de coronacrisis mogelijk mee blijven werken! Daarom moet het vanuit het perspectief van medewerker en zorgvraag handiger, efficiënter en prettiger ingericht zijn dan onze huidige manier van werken.
Doel van de oplossing:
- Direct inzicht in capaciteitsvraagstuk op locatie niveau, regio niveau en organisatie niveau
- Wij werken op 180 locaties in 4 verschillende gebieden met in totaal 2.500 medewerkers en nu al 850 vrijwilligers.
- Roosteren en plannen op Reinaerde (organisatie) niveau mogelijk
- Roosteren en plannen op regionaal niveau (regio’s van Reinaerde) mogelijk
- Optimale inzet van bestaande medewerkers (primair proces en indien nodig ondersteunende en staf medewerkers)
- Minder ureninzet van planners (en dus van potentiele zorgmedewerkers) in roosteren en plannen, tijdswinst.
- Real-time roosteren en plannen - indien geautomatiseerd (A.I) op basis van proven tech
- Koppeling van zorgmedewerkers en medewerkers ondersteunende diensten aan open diensten
- Extra: kunnen toevoegen van externen/informele ring (verwanten, vrijwilligers)
- Goede look-and-feel
- Uitgaan van de zorg van de toekomst: wat is er dan nodig (bijv. zelfstandig roosteren)
Waar zijn we niet naar op zoek?
- Losse platforms/tools die niet integreren met onze bestaande systemen.
Wat we bieden
Ruimte voor het verder ontwikkelen en testen van een capaciteitsplanning en urenmatchingstool voor de zorg binnen een grote gehandicaptenzorgorganisatie.
Bij goede resultaten de mogelijkheid tot uitrol voor de hele organisatie en meteen een ingang naar andere vergelijkbare Verstandelijk Gehandicapten (VG) en ouderenzorgorganisaties, waaronder organisaties die net als wij deel uitmaken van Carante Groep. Carante Groep is een samenwerkingsverband van 13 organisaties, die ook nadrukkelijk meekijken in deze challenge om de oplossing die voor Reinaerde gekozen wordt ook beschikbaar te maken voor de andere aangesloten organisaties.
Samen maken we de Zorg, zeker in tijden van crisis. Voor nu vragen we zoveel mogelijk een kosteloos aanbod en ontwikkeling, gezien de benodigde spoed, urgentie en beschikbare middelen. Na de crisis is er een mogelijkheid om een aanbod te doen voor daarna. Indien een investering voor jullie toch noodzakelijk is, graag aangeven en zo beperkt mogelijk houden.
Voorwaarden voor deelname
- Ingeschreven staan bij de KVK
- Een werkende tool kunnen demonstreren
- Supersnel kunnen schakelen en leveren: binnen twee weken gezien de Coronacrisis
- Makkelijke koppeling met huidige systemen (zie ook excel Request for Information format ‘’technische gegevens”)
- Wij werken met Beaufort, OWS (ORTEQ), BI en hiermee moet het systeem te koppelen zijn. We zoeken voor nu geen vervanger van ons huidige personeelssysteem, rooster- en urenverantwoordingssyteem.
Jullie pitch (zo bondig mogelijk!)
- Beschrijving van jullie oplossing
- Neem hier ook printscreens van jullie systeem in op, zodat wij meteen een beeld krijgen van:
- Het beeld van het overall niveau (regio en Reinaerde) van het capaciteitsoverzicht (vraag en aanbod).
- Hoe een planner op regio (of locatie niveau) zijn vraag en aanbod in beeld krijgt en hoe kan hij al dan niet kan goedkeuren.
- Hoe krijgen medewerkers van een locatie, van een regio of binnen Reinaerde in het algemeen te zien hoe open (niet ingevulde) diensten eruit zien.
- Neem hier ook printscreens van jullie systeem in op, zodat wij meteen een beeld krijgen van:
- Beschrijfving van jullie bedrijf
- Ingevuld overzicht van gevraagde in gewenste functionaliteiten
- Om snel te kunnen zien welke oplossingen kansrijk zijn op zeer korte termijn vragen we jullie bondig dit excel (download) in te vullen en mee te sturen.
De pitch mag in vrije vorm worden ingediend (presentatie/slide deck, briefvorm), maar moet als pdf-bestand (liggend of staand A4) worden geüpload (max. 30MB). Video’s, voorbeeldwebsites, etc. kunnen daarin worden opgenomen als link.
Pitches in English are allowed.
Achtergrondinformatie
- OWS gebruiken we momenteel voor tijdsregistratie en roosteren, vakanties, etc.
- Beaufort is ons bron-systeem voor medewerkersgegevens (personeelssysteem), hiermee wordt het systeem OWS dus ook deels gevuld
- BI is ons systeem voor dashboard en rapportages, managementinformatie.
Toevoeging die wij met deze uitvraag doen is om verder te gaan dan het roosteren en met focus op de tijden van coronacrisis op een snelle en adequate manier vraag (werk te doen, open diensten) en aanbod (capaciteit medewerkers in de zorg, medewerkers ondersteunende diensten en verder denkend verwanten en vrijwilligers) te matchen en hier direct op te plannen.
Op de hoogte blijven van alle (corona) challenges?
Schrijf je in voor de nieuwsbrief! Inschrijven Nieuwsbrief
Hebben jullie hiervoor geen oplossing? Maar wel een andere oplossing in de strijd tegen de corona crisis?
Bekijk de Corona Open Call